Perguntas e respostas sobre o registro eletrônico de frequência

A partir das Portarias 268 e 269, que entraram em vigor no último dia 7 de março, o IFMG passou a adotar o registro eletrônico de frequência (REF) em todas as suas unidades (em algumas, o sistema já é adotado há mais tempo). Com o objetivo de esclarecer questionamentos sobre o processo, a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progep) elencou as principais dúvidas para auxiliar a adoção desta nova rotina ao cotidiano de servidores técnico-administrativos e docentes.

Inicialmente, é preciso ter ciência de que a obrigatoriedade do registro de frequência está prevista nas seguintes legislações:

• Art. 19 da Lei nº 8.112/1990

• Decreto nº 1.590/1995

• Decreto nª 1.867/1996

• Instrução Normativa SGD/ME nº 02/2018

• Portaria MEC nº 983/2020 - regulamentação das atividades docentes

No âmbito do IFMG

• a) Resolução CONSUP nº 35/2019 - Jornada de trabalho e REF TAE
• b) Resolução CONSUP nº 36/2021 - Jornada de trabalho e REF Docente
• c) Portaria IFMG nº 268/2022 - REF TAE
• d) Portaria IFMG nº 269/2022 - REF Docente

Além disso, desde 18 de fevereiro de 2019, o IFMG vem respondendo a uma denúncia apresentada ao Ministério Público Federal, que questionou por que não há ponto eletrônico no IFMG, uma vez que a legislação exige. O Reitor recebeu, de 2019 até dezembro de 2021, oito ofícios do MPF questionando a implantação do Registro Eletrônico de Frequência.

A partir dessas cobranças, enviadas via ofício ao reitor, foi iniciado um diálogo, no qual diversas informações foram trocadas a fim de esclarecer a questão, o que culminou na efetiva implantação do registro eletrônico de frequência, a partir do dia 7 de março de 2022. Todos os servidores deverão registrar sua frequência eletronicamente.

Como o processo tem particularidades que dependem da atuação do servidor (há diferenças entre docentes e técnicos), foram reunidas as dúvidas levantadas ao longo da implantação desta ação, de modo que todos possam estar cientes sobre os procedimentos que serão adotados a partir de agora.

Caso sua dúvida não seja respondida neste rol de perguntas e respostas, a Progep está à disposição pelo e-mail atendimento.progep@ifmg.edu.br.

1. Por onde a frequência será registrada e como deve ser feito o registro?

A frequência pode será registrada dentro do Sistema Unificado da Administração Pública (Suap), por meio das seguintes modalidades (a critério de cada unidade - campus/reitoria):

I. em computador disponibilizado em ponto(s) estratégico(s) no campus; ou 

II. na estação de trabalho, desde que esteja conectada à rede de internet do campus; ou

III. do próprio celular, desde que o aparelho esteja conectado à rede de internet do campus

Na tela inicial do SUAP, há o menu "Registro de Frequência", onde se digita a matrícula Siape e a senha de acesso ao sistema. O acesso pode ser feito também com o login (nome.sobrenome) e senha de acesso ao Suap (a mesma utilizada para acessar o SEI). O servidor pode ainda localizar o mesmo menu, após fazer o login no Suap. Se tiver dúvidas, procure o Setor de Tecnologia da Informação da unidade. Veja o manual.

2. Qual o formato de senha utilizado para o REF?

Para o registro no terminal disponível na entrada ou outro ponto do campus, a senha previamente cadastrada pela DTI será os 6 primeiros dígitos do CPF com ponto no meio (ex: 123.456).

Para o registro no computador ou celular, será necessário a matrícula Siape e a senha de acesso ao sistema ou o login (nome.sobrenome) e senha de acesso ao SUAP (a mesma utilizada para acessar o SEI).

3. Quantos registros são permitidos no REF?

O Suap está pronto para receber quantos registros forem necessários. Porém, no cumprimento normal da jornada, recomenda-se:

40h = 4 registros, no máximo

30h e 20h = 2 registros, no máximo

aulas = quantas forem necessárias

Exceções devem ser analisadas pela chefia imediata

4. O sistema SUAP já considera os feriados nacionais e municipais?

Sim, a Progep realizará o cadastro de feriados nacionais e a Gestão de Pessoas do campus incluirá os feriados municipais e recessos.

5. Quando houver sábado letivo (com aula), o sistema permitirá o registro da frequência?

Sim, quando o servidor docente tiver aula em dia de sábado/feriado, o sistema permitirá o registro da frequência, sendo para tal, registro obrigatório. Em caso de atividades dos técnicos administrativos no sábado, domingo e feriados, conforme acordo ou convocação da chefia, será possível registrar a frequência.

6. Devo justificar no registro eletrônico as férias e os afastamentos?

Não será preciso, pois o Suap recebe as informações de férias, afastamentos (por saúde, pós-graduação e outros) bem como as licenças.

7. Como ocorrerá o registro da frequência na unidade organizacional que estiver flexibilizada?

A Gestão de Pessoas deverá cadastrar no Suap a carga horária da unidade organizacional (UORG) e, caso esteja flexibilizada, os servidores com adesão à jornada flexibilizada terão sua carga horária de 6 horas informada e o próprio sistema realizará o cálculo dos registros de entrada e saída com base nas 6 horas.

Os servidores ocupantes de FG ou CD, em exercício nesta UORG, terão sua carga horária de 8h diárias informada e o próprio sistema realizará o cálculo dos registros de entrada e saída. Em caso de horário especial para algum servidor, a Gestão de Pessoas deve ser comunicada para o cadastro no sistema.

8. Como será contabilizado o banco de horas?

O banco de horas deverá ser acordado previamente com a chefia imediata e registrado no campo de observações no Suap para que a chefia realize a aprovação das horas acumuladas. No momento em que ocorrer a compensação do banco de horas, o servidor deverá inserir uma observação para aprovação da chefia.

9. Servidores que estejam em teletrabalho precisam registrar a frequência?

O registro eletrônico de frequência somente deverá ser realizado quando ocorrer trabalho presencial na unidade de exercício. Os servidores em teletrabalho integral ou parcial deverão inserir uma observação em registro de frequência para abono da chefia imediata.

10. O sistema já permite diferenciar a jornada de trabalho de docentes (dedicação exclusiva) de TAEs (40 horas) para setores onde há duas categorias lotadas, como no caso das Diretorias de Ensino? 

No caso de UORGS em que haja docentes e técnicos em exercício e a UORG tenha jornada flexibilizada para os técnicos, então a orientação é o cadastro de jornada de 40 horas e um cadastro de jornada especial para os servidores técnico-administrativos desta unidade.

11. Seria possível o sistema não exigir o abono da tolerância eventual de 15 minutos? Isto parece que implicará em grande demanda de análise das chefias.

Podemos verificar, mas vale lembrar que a "tolerância" poderá ocorrer de forma esporádica com justificativa, quando ocorrer.

12. Quanto ao registro nas estações de trabalho e celulares, as unidades já estão preparadas?

A DTI emitiu orientações aos setores de TI locais sobre como configurar para proceder o registro da frequência nas estações de trabalho e celulares, dentro da rede do campus. 

13. É possível ao servidor docente que tenha aulas às 7h o registro da frequência às 6h45 sem precisar justificativa?

É possível, desde que o servidor não use os 15 minutos de antecedência para fechar a aula mais cedo. Essa regra vale para todos os servidores (docentes e técnicos). As exceções devem ser tratadas com a chefia imediata.

14. Como funciona a tolerância de até 15 minutos para o início da jornada de trabalho no registro eletrônico de frequência?

A tolerância poderá ocorrer esporadicamente e, quando ocorrer, deve ser justificada junto à chefia imediata. Se a chefia imediata abonar, principalmente considerando que é "esporádico", pode não haver necessidade de reposição. Quem definirá é a chefia imediata. Necessário reforçar que, para o servidor docente não há tolerância devido ao fiel cumprimento da CH da disciplina/curso.

15. As variações de horários, mesmo que sejam de minutos, precisam ser justificadas ou compensadas? O servidor deve registrar a frequência exatamente no horário em que a unidade inicia e termina seu expediente?

O horário do servidor deve ser acordado com a chefia desde que cumpra a carga horária de sua jornada e não cause prejuízo ao funcionamento/atendimento do campus/reitoria. Considerando os servidores com jornada de trabalho flexibilizada, seu horário de início e término de expediente deve respeitar o horário de funcionamento da UO (Unidade Organizacional).

16. Considerando que, num único setor, há servidores TAE com jornada de trabalho variada (20h, 30h, 40h e docente), como fica a carga horária deste setor?  

O setor deve ser cadastrado com a maior carga horária (40h) e os servidores com a CH de sua jornada. Os ajustes estão sendo realizados para efeitos de relatórios. (Veja resposta do item 9)

17. O servidor docente é obrigado a registrar sua frequência? Quando?

O servidor docente é obrigado a registrar a frequência. Se fizer adesão ao programa de gestão (PG) na modalidade teletrabalho parcial, deverá registrar somente no horário de aulas; nesse caso, o servidor poderá cumprir o restante de sua CH fora da unidade, conforme deve estar previsto no PIT (Plano Individual de Trabalho). Mesmo fazendo adesão ao PG, o servidor docente poderá registrar frequência, além das aulas, sempre que estiver no campus.

O servidor docente que não aderir ao PG deverá exercer suas atividades em horário integral no campus, cumprindo sua CH total de forma presencial com os registros de sua frequência. Os dias/horários não registrados deverão ser justificados e avaliados pela chefia imediata.

18. Como fica o REF do servidor que trabalha em 3 turnos?

Recomenda-se que a CH do servidor seja organizada em 2 turnos diários. Caso o servidor cumpra sua CH em 3 turnos, os registros devem ser feitos de maneira a não exceder 8 horas diárias. O servidor docente que, mesmo fazendo adesão ao PG, optar por registrar sua frequência independente das aulas deve se lembrar do intervalo para refeições.

19. A compensação de horas não trabalhadas dos servidores com jornada de 30 horas semanais será considerada a partir do registro da 6ª hora diária e 30ª hora semanal. Há necessidade de intervalo para refeição?

Sim, o servidor não pode trabalhar mais de 6 horas corridas sem intervalo.

A Progep reforça a importância das chefias imediatas promoverem reuniões com suas equipes, com vistas a orientar a respeito da atuação de cada servidor no desenvolvimento das atribuições diárias. É atribuição inerente à chefia analisar a situação funcional de cada servidor da equipe, orientar a respeito do fiel cumprimento da jornada de trabalho e entregas de tarefas. Casos especiais, que porventura extrapolam a atuação da chefia imediata, deverão ser encaminhados ao setor de GEP do campus ou ao diretor, conforme for a orientação da gestão local.