SUAP vai aprimorar rotinas de trabalho dos setores de contrato e transporte

A partir do ano que vem, os servidores que atuam nas áreas de gestão de contratos, transportes e frotas passarão a utilizar uma importante ferramenta para otimizar processos e facilitar o acesso e o controle das informações. Por meio do Sistema Unificado de Administração Pública, o SUAP, o IFMG vai disponibilizar às suas unidades uma plataforma com diversos recursos para a realização de serviços administrativos. A apresentação dos módulos virtuais que irão atender essas áreas foi feita nos dias 7 e 8 de novembro, quando cerca de 60 servidores estiveram em Belo Horizonte para participar de treinamento promovido pela Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) e Pró-reitoria de Administração e Planejamento.

Realizada na sede da Escola de Administração Fazendária (Esaf), no bairro Belvedere, a capacitação foi ministrada por dois analistas de tecnologia da informação do Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN), instituição que está responsável pela implantação no SUAP no IFMG. “O projeto está dividido em duas partes. A primeira é identificar de que forma o SUAP do IFRN pode ser utilizado aqui. Dessa análise, o que for possível aproveitar, vamos aproveitar. A gente espera, na segunda fase, que o sistema seja personalizado para ter a cara do IFMG”, explicou o coordenador do projeto, Diego Saraiva. Ele também afirmou que o sistema é inteiramente gratuito e poderá ser gerido pelo próprio IFMG após a fase de implantação. “Estamos fazendo transferência de tecnologia e capacitando os servidores de TI para que possam trabalhar sozinhos na manutenção e melhorias da plataforma”, contou.

De acordo com o Diretor de Administração da Reitoria, Matheus Costa Frade, com o SUAP, os servidores terão uma visão mais global de diversos processos, como o gerenciamento da frota. Poderão, por exemplo, consultar pela internet informações sobre períodos de revisão e manutenção dos 105 veículos e máquinas que o IFMG possui. “O SUAP chega para integrar algumas ferramentas administrativas e vai possibilitar a integração dos campi e Reitoria. Na rotina do servidor, ao acessá-lo, o sistema mostrará um painel em que ele vai ver quais atividades estão programadas para determinado dia”, afirma. Entre os serviços que serão contemplados pelo módulo administrativo estão os processos relacionados ao setor de transporte, reserva de salas e controle de chaves. “Com a ferramenta, vamos ver os veículos em trânsito e otimizar o uso, economizando recursos”, complementa.

“No momento, as ferramentas que estamos utilizando, que são Excel, Word, não atendem em termos de controle eficaz e registro. Com esse novo sistema, vamos conseguir registrar, controlar bem melhor e ainda integrar com os outros campi, otimizando o agendamento de veículos. Até então, cada campus tinha seu próprio modo de controlar e registrar. A expectativa é de que, além do sistema dar possibilidade de acesso para professores e técnicos, eles possam fazer o agendamento de qualquer lugar. Vamos aprimorar, agilizar e ter um controle maior sobre esse trabalho”, avalia Cristiano Gonçalves Fernandes, tecnólogo em logística do Campus Ribeirão das Neves, que participou da capacitação.

Melhoria para fiscalização de contratos

Também há grande expectativa sobre as mudanças na gestão de contratos. De acordo com a coordenadora de Contratações Públicas da Reitoria, Gizelle Jacinta Santos, o SUAP vai atender demandas antigas e ajudar, principalmente, na fiscalização dos serviços prestados pelos fornecedores e empresas terceirizadas. “O sistema vai dar uma visão geral para os fiscais, que são as pessoas mais importantes no acompanhamento dos contratos. A responsabilidade deles é imensa e, com o SUAP, vai estar tudo reunido num só lugar”, esclarece. Segundo Gizelle, após o treinamento, será feito o levantamento de todos os contratos vigentes para que sejam inseridos no sistema. O plano é que, já a partir de 1º de janeiro, os setores que lidam com os contratos nos campi e Reitoria estejam funcionando com o auxílio do SUAP. “Hoje estamos trabalhando no ambiente de testes, mas assim que os dados forem lançados, todos terão acesso com o login e a senha do SEI”, complementa.

Para o assistente administrativo Rodrigo Gonçalves, que trabalha na Coordenação de Administração e Planejamento do Campus Piumhi e também esteve na capacitação, o SUAP “é um sistema intuitivo, uma plataforma autoexplicativa e rápida na navegação”. “O servidor não terá dificuldade em se adaptar, porque é um sistema bem dinâmico”, avalia.

Impressão semelhante teve o analista de TI do Campus Bambuí, Saulo Henrique d’Carlos Barbosa. “É bem intuitivo e contempla uma parte que não chegou a ser implantada pelo Conecta (sistema adotado anteriormente pelo IFMG). Achei a ferramenta bem construída e de fácil absorção para os servidores que irão utilizá-la”, declarou. Ainda segundo Samuel, a nova plataforma será mais efetiva na execução dos serviços. “Trabalho muito com a parte educacional do Conecta. Pelo pouco que vi, o SUAP é mais bem construído. No Conecta, é muito comum você ter que repetir o cadastro e pelo SUAP o processo será mais simplificado”, acrescenta.

Além dos módulos voltados para os setores administrativos, o SUAP contemplará processos e serviços nas áreas de pesquisa, gestão de pessoas, extensão, assistência estudantil e desenvolvimento institucional.Outras informações sobre a implantação do sistema podem ser acessadas neste link.