IFMG começa a implantar novo sistema acadêmico

O Campus Congonhas é a primeira unidade do IFMG a receber o Suap Educacional, módulo do Sistema Unificado de Administração Pública voltado para a gestão de dados acadêmicos. Adotado oficialmente no campus a partir do primeiro semestre letivo de 2023, o novo sistema substitui o Conecta (meu.ifmg) e abre espaço para melhorias significativas no registro e controle de processos de ensino, pesquisa e extensão. A ferramenta foi desenvolvida internamente, em um trabalho conjunto entre as áreas de Tecnologia da Informação e Ensino da Instituição.

Para que o sistema passasse a operar a partir de janeiro, a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) iniciou os trabalhos no campus em 2022, quando foram realizadas, com a equipe local, as migrações de dados e a execução de todos os processos de preparação de semestre, incluindo renovação de matrícula pelos estudantes, no novo sistema. De acordo com o diretor de Tecnologia da Informação, Adriano Tonelli, a segmentação do trabalho em diferentes etapas e com duração prolongada foi necessária para que o IFMG tivesse uma implantação segura do novo sistema, sem impactos negativos sobre a vida acadêmica dos estudantes e sobre a execução regular dos processos de ensino.

"O Suap é mais flexível, intuitivo e tem a capacidade de integrar vários sistemas em um só." 
Ana Paula Batista,
Campus Congonhas

Durante a implantação, a equipe do campus participou de reuniões periódicas em que executavam cadastros e processos, discutiam erros encontrados em testes e faziam sugestões de melhorias. Para a chefe da Seção de Planejamento de Ensino do Campus Congonhas, Ana Paula Batista, a implementação está sendo mais tranquila, em relação a experiências anteriores, com cronogramas ajustados às demandas e particularidades locais. "Com o sistema em produção, vão surgindo mais melhorias que estão sendo executadas, na medida do possível", conta.

Evolução

Ana Paula tem boas expectativas em relação ao novo sistema. "O Suap ainda não está perfeito, mas por ser mais flexível que o conecta, é mais fácil solicitar e implementar melhorias", avalia. Ela destaca alguns aspectos, como o fato de ser intuitivo e a capacidade de integrar vários outros sistemas em um só. "Dentro do mesmo ambiente temos registro de ponto, educacional, pesquisa, extensão, abertura de chamados tanto para servidores como para alunos, comunicação com os alunos via e-mail e entre outras possibilidades", enumera.

Algumas funcionalidades simples têm trazido ganhos de produtividade para a rotina da equipe. "Uma grande vantagem é que o Suap não cai, não precisamos fechar a tela para fazer alguma consulta, basta abrir uma nova guia. Alguns processos, como cadastro de horário, geração de planos de aula, lançamentos de aproveitamentos são muito mais rápidos, de visualização imediata para conferência, bem como a geração dos relatórios", comenta Ana Paula Batista. A importação de dados mais completos dos alunos novatos a partir do sistema de matrículas e o preenchimento simplificado de informações dos estudantes, sem a necessidade de abrir várias abas, também são mencionados.

Suap Educacional sai na frente: confira diferenciais do novo sistema

Integração, em um sistema, dos dados de ensino, pesquisa e extensão, permitindo a criação de uma visão unificada sobre a vida acadêmica dos estudantes do IFMG e reduzindo o retrabalho com cadastros duplicados em mais de um sistema;

Integração com sistema para emissão de diplomas digitais, sem necessidade de migração de dados entre sistemas e com redução de demanda por trabalho manual associado a esses processos;

Digitalização de documentos acadêmicos e de canais de solicitação de documentos por parte dos estudantes do IFMG;

Integração de dados de ensino aos demais dados de funcionais de docentes e técnicos administrativos do IFMG, o que permitirá a criação de uma visão unificada sobre a atuação docente na Instituição, além de evitar retrabalho e cadastros duplicados em diferentes sistemas;

Integração automatizada para envio de dados aos censos educacionais;

Autonomia do IFMG para evolução do sistema de acordo com as necessidades do Instituto e redução de custos com licenciamento de sistema proprietário.

Em paralelo à consolidação da implantação do Suap Educacional no Campus Congonhas, a DTI e a Pró-Reitoria de Ensino mantêm atuação continuada junto ao grupo de trabalho para análise de processos e regras de ensino (Portaria 1033/2022). A finalidade do GT é promover uma discussão contínua sobre melhoria de processos de ensino no IFMG, de modo a criar os direcionamentos para evolução do Suap Educacional na Instituição. Também está em foco ampliar o envolvimento das TIs em relação ao desenvolvimento no Suap e fazer demonstrações de uso com as Secretarias Acadêmicas.