IFMG consolida estrutura organizacional e regimentos internos de suas unidades

A jornalista Ana Maria Teles, do Campus Formiga, agenda suas férias no site SouGov e, imediatamente, seu gestor consegue aprovar a solicitação, que já fica homologada. Em Itabirito, o Tecnólogo em Gestão Pública, Fabrício Macedo, pode consultar o registro de frequência dos servidores, validado pelas chefias, diretamente no sistema, de forma simples e rápida, mesmo se estiver fora da unidade. Indicar os centros de custos responsáveis por determinadas despesas, no momento de liquidá-las no Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi), tornou-se tarefa mais rápida para o contador Paulo Henrique de Carvalho, do Campus Ouro Branco, que tem como verificar a origem da despesa diretamente nas notas de empenho.

Histórias de como o uso de sistemas integrados tem simplificado a rotina dos servidores do IFMG são frequentes nos últimos tempos. Mas existe, nos casos acima, um elemento comum: essas facilidades tornaram-se possíveis graças à adequação da estrutura organizacional do Instituto no Siorg (Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal), a partir de um minucioso trabalho interno, que envolveu todos os campi e a Reitoria. Trata-se da implementação do projeto de Estruturas e Regimentos do IFMG, conduzido pela Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DDI) com o envolvimento de uma comissão multicampi criada há exatos três anos, em 10 de março de 2020.

O tempo demandado para conclusão das atividades faz jus à complexidade do trabalho, que precisou ser dividido em várias etapas. Inicialmente, o grupo trabalhou na construção e aprovação dos modelos de estruturas organizacionais dos 18 campi, Reitoria e Polo de Inovação, a começar pelos campi com menor número de servidores. As primeiras resoluções com as estruturas atualizadas foram publicadas em 10 de dezembro de 2022, contemplando os campi avançados Arcos, Conselheiro Lafaiete, Ipatinga, Itabirito, Piumhi, Ponte Nova, além de Betim, Ribeirão das Neves, Sabará, São João Evangelista e o Polo de Inovação. Houve novas publicações em março, junho, agosto de 2021 e, por fim, em março e setembro de 2022.

Na medida em que eram finalizadas e aprovadas pelo Conselho Superior, as estruturas foram sendo atualizadas no Siorg, o que passou a refletir na otimização do uso das plataformas digitais pela comunidade acadêmica, como mencionado acima. “Seja de qualquer campus ou da Reitoria, hoje, as unidades estão mais padronizadas, isso facilita as demandas dos servidores, dos estudantes e até mesmo dos cidadãos”, avalia o reitor, Kléber Glória.

A pró-reitora de Gestão de Pessoas, Olímpia Marta, menciona os ganhos para o setor e para os próprios servidores. “A migração dos requerimentos para os aplicativos do Governo Federal reduz etapas na gestão de pessoas, que fica responsável por atribuições mais específicas, e agiliza para o servidor, já que os pedidos não precisam mais entrar em uma 'fila' em outro setor e são resolvidos diretamente com a chefia imediata”, detalha.

Fase 2

Para elaboração dos regimentos internos (RI), a DDI ofereceu capacitação aos servidores envolvidos no projeto, já que o documento envolve o conjunto de normas internas que disciplinam o funcionamento da instituição - complementando o Estatuto, o Regimento Geral e apresentando informações específicas das unidades. A formação, ofertada por meio de convênio com o Instituto Federal do Norte de Minas (IFNMG), abordou aspectos técnicos e jurídicos em elaboração, redação e tramitação de regimentos internos. Cerca de 200 servidores, das 18 unidades, participaram da atividade.

"O IFMG deu um importante passo não só em governança, mas também em transparência para a sociedade."
Rainer de Paula

À exceção dos regimentos do Polo de Inovação, aprovado ainda em julho de 2020, do Regimento geral do IFMG, publicado em outubro de 2021, e do regimento da Reitoria, finalizado em dezembro do mesmo ano, a maioria dos RIs foram aprovados em 2022 e os dois últimos estão em processo de tramitação.

Para o  diretor de Planejamento e Orçamento, Rainer de Paula, a construção coletiva da estrutura organizacional e dos regimentos do IFMG, além de fortalecer a identidade institucional, proporcionou à instituição melhor uso de sistemas estruturantes e internos, deixando os dados e processos organizados e com fácil localização. "O IFMG deu um importante passo não só em governança, mas também em transparência para a sociedade", afirma.

A aprovação e publicação dos documentos não é um ponto final no assunto, como enfatiza o diretor de Desenvolvimento Institucional, Wilson Vieira da Costa, já que a instituição é dinâmica. A equipe da DDI continua a realizar as atualizações eventualmente solicitadas pelos campi nas estruturas organizacionais, que após aprovação do Consup são lançadas no Siorg. A conclusão do projeto, porém, traz enorme satisfação à equipe técnica, que conduziu os trabalhos da comissão responsável ao longo destes 36 meses. "Quando iniciamos, em plena pandemia, tínhamos a consciência do desafio que estava pela frente, considerando a dimensão e a diversidade do IFMG. Hoje, acredito que os resultados alcançados estão à altura da complexidade do trabalho, graças ao empenho de todos os envolvidos", ressalta Wilson. 

Todas as etapas do trabalho, bem como a documentação produzida a partir dele podem ser conferidos em um repositório disponível no portal do IFMG (acesse aqui).

Acesse:
• Estruturas organizacionais dos campi e da Reitoria 
• Regimentos Internos dos campi e da Reitoria
• Repositório do projeto